Terminologi

Agenda – topik yang dibincangkan dalam mesyuarat yang telah berlaku atau topik yang dicadangkan untuk perbincangan dalam mesyuarat yang akan datang.

Pengisytiharan Konflik Kepentingan – seseorang yang mengundi pada sesuatu keputusan memberitahu orang lain bahawa mereka mempunyai beberapa bentuk kepentingan (biasanya menguntungkan mereka) terhadap keputusan undian. Dalam kebanyakan kes, seseorang yang mengisytiharkan Kepentingan Langsung atau Tidak Langsung tidak akan dibenarkan mengundi atau terlibat dalam perbincangan mengenai topik tersebut.

Kepentingan Langsung atau Tidak Langsung – seseorang yang mengundi pada sesuatu keputusan memberitahu orang lain bahawa mereka mempunyai beberapa bentuk kepentingan (biasanya menguntungkan mereka) terhadap keputusan undian. Dalam kebanyakan kes seseorang yang mengisytiharkan Konflik Kepentingan tidak akan dibenarkan mengundi atau terlibat dalam perbincangan mengenai topik tersebut.

Minit – ringkasan topik yang dibincangkan, diundi, diluluskan atau tidak diluluskan atau memerlukan pindaan atau pertimbangan lanjut pada mesyuarat sebelumnya.

Usul – secara amnya bermaksud bahawa satu atau lebih orang yang terlibat dalam mengundi pada mesyuarat harus mempertimbangkan perkara tertentu dan seterusnya mengundi untuk meluluskan atau tidak meluluskan perkara itu atau memerlukan pindaan ke atas perkara itu.

Tujuan – secara amnya menerangkan sebab topik itu dibincangkan dan diundi.

Syor – secara amnya bermaksud topik yang sedang dipertimbangkan oleh pegawai mesyuarat sama ada untuk meluluskan, tidak meluluskan dan memerlukan pindaan.

Rekod Mesyuarat – selalunya bermaksud notasi (penulisan) perbincangan yang diadakan pada mesyuarat.

Usul kedua - dalam beberapa kes topik yang akan dibincangkan (atau diluluskan) memerlukan dua pegawai yang hadir pada mesyuarat bersetuju untuk membincangkan perkara itu atau meluluskannya. Untuk "menduakan usul" bermakna orang kedua pada mesyuarat bersetuju perkara itu perlu dibincangkan atau diluluskan.