Ορολογία

Ημερήσια διάταξη – θέματα που συζητήθηκαν σε μια συνάντηση που έχει πραγματοποιηθεί ή τα θέματα που προτείνονται για συζήτηση σε μια επερχόμενη συνάντηση.

Δήλωση Σύγκρουσης Συμφερόντων – ένα άτομο που ψηφίζει για μια απόφαση ειδοποιεί άλλους ότι έχει κάποια μορφή συμφέροντος (συνήθως ωφέλιμο για αυτούς) για το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα άτομο που δηλώνει Άμεσο ή Έμμεσο Συμφέρον δεν θα επιτρέπεται να ψηφίσει ή να εμπλακεί σε συζητήσεις για το θέμα.

Άμεσο ή Έμμεσο Συμφέρον – ένα άτομο που ψηφίζει για μια απόφαση ειδοποιεί άλλους ότι έχει κάποια μορφή ενδιαφέροντος (συνήθως ωφέλιμο για αυτούς) για το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα άτομο που δηλώνει Σύγκρουση Συμφερόντων δεν θα επιτρέπεται να ψηφίσει ή να εμπλακεί σε συζητήσεις για το θέμα.

Πρακτικά – μια περίληψη των θεμάτων που συζητήθηκαν, ψηφίστηκαν, εγκρίθηκαν ή απορρίφθηκαν ή απαιτούν τροποποίηση ή περαιτέρω εξέταση σε προηγούμενη συνεδρίαση.

Κίνηση - σημαίνει γενικά ότι ένα ή περισσότερα άτομα που συμμετέχουν στην ψηφοφορία στη συνεδρίαση θα πρέπει να εξετάσουν ένα συγκεκριμένο θέμα και στη συνέχεια να ψηφίσουν για να εγκρίνουν ή να απορρίψουν το θέμα ή να απαιτήσουν τροποποίηση για το θέμα.

Σκοπός – περιγράφει γενικά τους λόγους για τους οποίους συζητείται και ψηφίζεται το θέμα.

Σύσταση – σημαίνει γενικά το θέμα που εξετάζεται από τους υπαλλήλους της συνάντησης είτε για έγκριση είτε για απόρριψη ή για τροποποίηση.

Αρχεία Συνάντησης – συχνά σημαίνει τη σημείωση (καταγραφή) της συζήτησης που έγινε στη συνάντηση.

Δεύτερον, μια πρόταση - σε ορισμένες περιπτώσεις ένα θέμα που πρόκειται να συζητηθεί (ή να εγκριθεί) απαιτεί από δύο αξιωματούχους που είναι παρόντες στη συνεδρίαση να συμφωνήσουν να συζητήσουν το θέμα ή να το εγκρίνουν. Η "δεύτερη πρόταση" σημαίνει ότι ένα δεύτερο άτομο στη συνεδρίαση συμφωνεί ότι το θέμα πρέπει να συζητηθεί ή να εγκριθεί.